第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過(guò)程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門(mén)和人員之間的傳送程序。會(huì)計(jì)憑證的傳遞是會(huì)計(jì)核算得以正常、有效進(jìn)行的前提。會(huì)計(jì)憑證的傳遞，應(yīng)遵循內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。
企業(yè)的生產(chǎn)組織特點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和要求不同，會(huì)計(jì)憑證的傳遞也有所不同。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。例如，收料單的傳遞中應(yīng)規(guī)定：材料到達(dá)企業(yè)后多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)驗(yàn)收入庫(kù)，收料單由誰(shuí)填制，一式幾聯(lián)，各聯(lián)次的用途是什么，何時(shí)傳遞到會(huì)計(jì)部門(mén)，會(huì)計(jì)部門(mén)由誰(shuí)負(fù)責(zé)收料單的審核工作，由誰(shuí)據(jù)以編制記賬憑證、登記賬簿、整理歸檔等。會(huì)計(jì)憑證的傳遞是否科學(xué)、嚴(yán)密、有效，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理、提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量具有重要影響。
會(huì)計(jì)憑證傳遞的作用如下：
1.有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度和進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。
2.有利于及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄。
會(huì)計(jì)憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時(shí)間兩個(gè)方面。在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證傳遞時(shí)應(yīng)遵循以下原則：
1.會(huì)計(jì)憑證的傳遞要能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。在不同單位的會(huì)計(jì)工作中，各種記賬憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不同，涉及的部門(mén)和人員不同，辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的手續(xù)也不盡相同。組織會(huì)計(jì)憑證傳遞必須遵循內(nèi)部牽制原則，力求做到及時(shí)準(zhǔn)確地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。內(nèi)部牽制原則是企業(yè)建立內(nèi)部控制的基本原則，主要是辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)工作要分解給不同的人去做，從而使不同人員的工作能夠自動(dòng)復(fù)核，達(dá)到相互制約、相互監(jiān)督的目的，最終做到避免和發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤、舞弊的目的。所以設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證的傳遞必須符合內(nèi)部牽制的基本原則。
2.單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。不同單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員構(gòu)成不一致，因此，需要根據(jù)各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)組織、人員分工情況以及經(jīng)營(yíng)管理的需要，從完善內(nèi)部牽制的角度出發(fā)，規(guī)定各種會(huì)計(jì)憑證的聯(lián)次及其流程，使經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)及其人員及時(shí)辦理各種憑證手續(xù)，以保證合理有效地完成會(huì)計(jì)工作。在確定會(huì)計(jì)憑證傳遞時(shí)間時(shí)，要根據(jù)有關(guān)部門(mén)和人員辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的必要時(shí)間，同相關(guān)的部門(mén)和人員協(xié)商制定會(huì)計(jì)憑證在各經(jīng)辦環(huán)節(jié)的停留時(shí)間，以便合理確定辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的最佳時(shí)間，及時(shí)反映、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。由于企業(yè)的情況可能會(huì)發(fā)生變化，以前設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)憑證程序和時(shí)間會(huì)不合理，這時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)加以修改，確保會(huì)計(jì)憑證傳遞程序的合理化、制度化和傳遞時(shí)間的節(jié)約。
二、會(huì)計(jì)憑證的保管
會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
對(duì)會(huì)計(jì)憑證的保管既要做到完整無(wú)缺，又要便于翻閱查找。其主要要求有：
1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。會(huì)計(jì)部門(mén)依據(jù)會(huì)計(jì)憑證記賬以后，應(yīng)定期對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行歸類(lèi)整理，將各種記賬憑證按照編號(hào)順序連同會(huì)計(jì)憑證所附的原始憑證一起加具封面、封底，然后裝訂成冊(cè)，在裝訂線上加貼封簽，并由裝訂人員在裝訂封簽處簽名或蓋章。從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明的，如火車(chē)票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫(xiě)明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后代作原始憑證。
2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、憑證種類(lèi)、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
