第四節(jié) 計算機替代手工賬的基本要求
一、替代手工賬的定義
替代手工賬(俗稱甩賬)是指將各種基本的會計數(shù)據(jù)輸入計算機，采用電子計算機設備和會計軟件對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行處理(計算、分類、匯總、轉存等)，生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質上，根據(jù)需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。
替代手工賬是會計電算化的目標之一(首要目標)。
二、替代手工賬的條件
1.配備了計算機硬件設備和會計軟件。
2.進行會計電算化崗位培訓，配備相應的會計電算化工作人員。
3.建立嚴格的內(nèi)部管理制度。
三、替代手工賬前的工作
根據(jù)相關規(guī)定，計算機與手工會計核算應該并行3個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運行也安全可靠，還要接受有關部門的監(jiān)督。
四、如何替代手工賬
1.整理手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)。
(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。
(2)整理各賬戶余額。
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2.建立會計賬戶體系并確定編碼。
編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細科目編碼按照具體編碼規(guī)則設置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。
原則：
(1)符合財政部和有關管理部門的規(guī)定。
(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。
(3)滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務系統(tǒng)中取數(shù)，必須設立相應的科目。
(4)要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。
(5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。
(6)應考慮與子系統(tǒng)的銜接，凡是與其他各子系統(tǒng)有關的科目，在整理時應將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務處理系統(tǒng)中設為最底層科目。
五、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程
六、會計軟件初始化
七、計算機與手工并行
計算機與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。在此階段的主要任務是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
在試運行階段，人工與計算機數(shù)據(jù)對比時，要進行如下工作：
1.檢驗各種核算方法。
2.檢查會計科目體系的正確性和完整性。
3.考查操作熟練程度。
4.糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務處理錯誤。
此外，并行期間還要注意以下問題：
1.適當安排好實施進度，試運行期間及時總結、定期檢查。
2.實施復雜大系統(tǒng)時，應向有關方面的專家咨詢，或向有經(jīng)驗的單位學習，盡量少走彎路。
3.做好申請?zhí)娲止び涃~前的準備工作，爭取一次通過審查。
八、替代手工記賬的基本要求
(一)替代手工記賬方式下記賬憑證的要求
記賬憑證分類：
一種：記賬憑證
三種：收款憑證、付款憑證、轉賬憑證
五種：現(xiàn)金收款憑證、銀行收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證
(二)計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)打印輸出和保存的要求
1.采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
